Speak Up Channel

Spoločnosť ISS prijala politiku "Speak Up" a reportovací systém / nástroj, ktorý umožňuje všetkým zamestnancom ISS, všetkým obchodným partnerom ISS a všetkým ďalším zúčastneným osobám, aby dôverným spôsobom oznámili akúkoľvek závažnú negatívnu skutočnosť citlivého charakteru. Tento reportovací systém je určený pre oznamovania takých závažných negatívnych skutočností citlivého charakteru, ktoré môžu mať nepriaznivý dopad na prevádzku a podnikanie spoločnosti ISS, a ktoré s ohľadom na ich povahu nie je možné oznámiť bežným reportingom. Spoločnosť ISS bude ku každému takémuto oznámeniu pristupovať vážne a zodpovedným spôsobom. Speak Up (reportovací systém), viď nižšie, Vám umožní určiť, či má závažná negatívna skutočnosť, ktorú chcete oznámiť, lokálny charakter, či sa jedná o skutočnosť majúca vplyv na celú skupinu ISS. Každú sťažnosť/oznámenie obdrží vedúci interného auditu skupiny ISS.

V prípade, že chcete nahlásiť vážne alebo citlivé podozrenie, môžete to nahlásiť Vedúcemu interného auditu skupiny ISS prostredníctvom zabezpečenej a externe umiestnenej stránky.

Stanovenie politiky

V súlade s hodnotami spoločnosti ISS a Pravidlami správania zamestnancov je firemná integrita ISS nespochybniteľná. Sme zaviazaní podnikať v súlade so zákonom a vysokými etickými štandardmi.

Táto politika má za cieľ:
• umožniť zamestnancom, obchodným partnerom a ďalším zúčastneným stranám upozorniť na akékoľvek vážne a citlivé skutočnosti / podozrenia;
• zaistiť, že s takýmito podozreniami je nakladaná vážne a zodpovedajúcim spôsobom a
• zaistiť, že akákoľvek osoba vyjadrujúca vážne podozrenie v dobrej viere bude chránená pred odvetou či represiami.

Zamestnanci, ktorí majú podozrenie, sú vyzvaní k prediskutovaniu takýchto záležitostí najskôr so svojimi nadriadenými, manažérmi alebo ďalšími príslušnými osobami, napr. miestnym personálnym oddelením, miestnym právnym poradcom alebo finančným riaditeľom.

Podozrenie vzťahujúce sa k záležitostiam na miestnom pracovisku, ako sú konflikty s kolegami a manažérmi, disciplinárne sankcie, správne a včasné vyplácanie miezd a benefity, by mali byť normálne riešené lokálne, pokiaľ nie je záležitosť mimoriadne vážna, ako je popísané nižšie, alebo ju nie je možné oznámiť normálnou cestou.

Táto politika je určená pre vážne a citlivé podozrenia, ktoré by mohli mať negatívny dopad na prevádzku a podnikanie ISS a ktoré kvôli ich povahe nie je možné oznámiť normálnou oznamovacou cestou, napr.:
• nezákonná činnosť;
• finančné podvody (napr. manipulácia s účtovníctvom, nesúlad s internými kontrolnými postupmi, sprenevera majetku alebo podvodné prehlásenia);
• úplatky alebo korupcia (napr. konflikty záujmov, úplatkárstvo, sponzorské dary, darčeky alebo odmeny za urýchlenie vybavenie veci);
• porušenie súťažného práva (napr. kartelové dohody, výmena informácií citlivých z hľadiska ceny, tajná dohoda s konkurentmi);
• vážne ohrozenie životného prostredia, zdravia a bezpečnosti;
• činnosti, ktoré podľa zákona, dohody alebo zmluvy predstavujú vážne protiprávne konanie (napr. diskriminačné praktiky, využívanie detskej práce, porušovanie ľudských práv).

Diskrétnosť

Všetka komunikácia bude anonymná a dôverná, pokiaľ priamo neuvediete iné pokyny. Budete vyzvaní k svojej identifikácii a vysvetleniu vášho podozrenia čo najpodrobnejšie, aby bolo možné záležitosť vyšetriť. Ďalšie dotazy a vyšetrovanie nemusí byť možné, pokiaľ zdroj informácií nie je identifikovaný. Aby ste pomohli ISS pri vyšetrovaní sťažnosti, poskytnite prosím čo najviac informácií.

ISS bude nakladať s vašimi podozreniami a problémami uvedenými v tomto postupe dôverne s výnimkou rozsahu potrebného k vykonaniu kompletného a uspokojivého vyšetrovania. Identita sťažnosti bude uchovaná v tajnosti.

Žiadna diskriminácia ani represia

ISS zaistí, že nedôjde k žiadnej diskriminácii ani represii voči akémukoľvek zamestnancovi alebo tretej strane, ktorá oznámi podozrenie ISS v dobrej viere zakladajúce sa na vlastných znalostiach. Pokiaľ niekto verí, že čelí odplate kvôli oznámeniu alebo účasti na vyšetrovaní, mal by túto vnímanú odplatu okamžite ohlásiť vedúcemu interného auditu skupiny. Všetky tieto oznámenia budú prešetrované diskrétne.

Tvrdenia uvádzané v zlom úmysle a bez faktických podkladov môžu mať za následok disciplinárne konanie alebo inú zodpovedajúcu reakciu.

Prijatie a uchovanie oznámenia znepokojujúcich skutočností a ich vyšetrovania

Všetky sťažnosti alebo oznámenia dostane vedúci interného auditu skupiny (Head of Group Internal Audit). Vedúci interného auditu skupiny 1) zaznamená všetky hlásené sťažnosti alebo podozrenia, 2) zváži závažnosť a dôveryhodnosť sťažnosti alebo oznámenia / podozrenia a 3) zodpovedajúcim spôsobom postupuje pri určení vhodnej reakcie. Niektoré sťažnosti alebo podozrenia je možné vyriešiť bez nutnosti vyšetrovania.

Vedúci interného auditu skupiny toto v dôvernosti konzultuje s kontrolnou komisiou (Audit Committee), alebo iným orgánom určeným kontrolnou komisiou, alebo vyššie postavenými členmi managementu. Môže tiež angažovať externých audítorov, vyšetrovateľov a/alebo právnikov na pomoc pri vyšetrovaní a analýze výsledkov vyšetrovania.

Závery vyšetrovania budú postúpené kontrolnej komisii. Kontrolná komisia môže podľa závažnosti a rozsahu previnenia rozhodnúť o predložení vyšetrovacieho protokolu predstavenstvu spoločnosti.

Nápravné opatrenia

Ak vyšetrovanie preukáže akékoľvek porušenie tejto politiky, bude prijaté zodpovedajúce nápravné opratrenie.

Uchovanie záznamov
ISS uchová kópiu všetkých sťažností alebo oznámení / podozrení, vyšetrovacích protokolov a ich relevantnej dokumentácie. Kontrolná komisia rozhodne o dobe zachovania všetkých týchto záznamov v spoločnosti ISS, a to podľa obmedzení v platnej legislatíve.

http://www.issworld.com/corporate-responsibility/approach-to-cr/speak-up

http://www.issworld.com/corporate-responsibility/approach-to-cr/speak-up/incident-reporting